委员会例会纪要
2019 年 3 月
2019/03/08
- 本次例会全体常委暂时没有其他需要推荐加入 openbiox 的人选。
- 新收到的申请邮件中，*楠通过半数常委同意，予以纳入。
- 补充圆形 Logo，公约格式调整，拟明天下午发布 openbiox 公约1.0。
- 实行轮值。常务委员两人一组，轮值两周内的平时活动、收集议题、整理创意和一次例会的组织与记录。建议自由选择轮值伙伴，全部轮完开启下一轮。
- openbiox 任何成员都可以提出创意，是否公开由创意提出者决定。创意池是否建设待定。
- 本次轮值：**峰，**銮。下次轮值：**婷，**浩。
2019/03/23
- 本次例会全体常委暂时没有其他需要推荐加入 openbiox 的人选。
- 新收到的申请邮件中，*欣，*恺，**楠三名成员通过半数常委同意，予以纳入。
- 制定实践项目定期汇报制度，两周一次与常委例会交替进行。
- 成员参与活动情况考察拟采用个人月报与项目负责人汇报结合的形式。
- 纳新机制暂时保持现有的机制不变，等项目运行起来之后再依据实际情况而定。
- 制定了项目组实践过程中遇到的问题反馈机制，采用项目内自行组织讨论与 openbiox 内部集思广益结合的形式。问题解决后，可总结经验输出内容发布到微信公众号与知乎专栏。
- 提出每周一问的活动，每个人一周在群里发布一个问题，可以是任意主题，促进思考和交流。
- 讨论了小项目发起方式，成员可以发起一些参与度高，比较有趣味性的小项目。
- 制定了轮值委员会实习制度，推荐优秀的组员进入轮值委员会实习，参与常委会议的讨论与投票。
- 讨论了通用技能培训开展的形式，包括：主题学习周、openbiox 每周一问、专题学习资料 Wiki 归档。
- 经过常委讨论，建议每个成员最多参与 2-3 个项目。
- 本次轮值：**婷，**浩。下次轮值：*朋，**洋。
2019 年 4 月
2019/04/06
议题：
- 项目进展如何汇报以及监管
- 4月下旬线下活动组织形式
- 如何统计成员参与情况
- 是否需要再wiki仓库公布资金捐赠渠道，经费支出流程如何优化
- 主题学习周以及每周一问如何开展
讨论结果：
- 每次例会后项目进展由负责人按照模板直接发送至全员群，项目组成员、全部成员均可以发表意见并参与监督
- 有意者请加入剑峰的微信群交流讨论
- 主要从两方面统计成员参与情况：
1）钉钉数据库中成员参与情况：包括域名邮箱，GitHub账号设置，个人签名以及资源捐赠，每周任务完成度等
2）具体项目参与情况：由项目负责人统计，主要平台为GitHub，评价频率根据项目进度，在一月至两月之间浮动
- 捐赠渠道可以在GitHub中wiki仓库查看。支出流程现优化如下：申请人提出申请，当日轮值委员负责在常委中发起投票表决，通过后由经费卡支出
- “主题学习周”以及
“每周一问”均以任务形式发布在全员群，频率分别为两周一次和一周一次。常委会负责对收集的主题学习内容进行投票表决，通过的主题由提出人负责在全员群中发起，形式包括但不限于：学习资源分享，答疑，参与比赛，头脑风暴以及组建新项目等
本次轮值：**朋，**洋。下次轮值：*泽，**成。
2019/04/28
议题：
- 【纳新】成员纳新投票结果公布
- 【团队工作沟通方式】目前微信+钉钉+邮件的沟通方式是否冗余？是否需要批量创建团队钉钉群，或者增加邮件列表的使用（参考国外优秀的开源社区，一般是邮件+slack之类的即时沟通工具）
- 【项目管理】
1）项目人员的管理与调整更迭方案
2）项目进度控制方法
3）项目更迭方案（潜在可以新进行的项目：国内外生物信息学开源组织状况调研）
4）项目的人员管理、任务分配、进度控制等方法和经验汇总
- 【团队成员管理】
1）openbiox小组人员调整方式
2）候选委员会成员推荐人员确定（6人）：*逸，**冠，*敏，*凯，**然，**美，**涛，**云，**飞。另外是否需要将委员会成员的职能进一步细分，轮值委员进一步保证小组讨论事务的落实和完成
3）在第一批人员退出之后，是否需要进行第二批定向招新补缺（如具备某些方面特长或者对某些方向具有极高的学习热情：机器学习和算法、网页和生物信息学数据库开发、数据可视化、其他）
讨论结果：
1、*振、**宇、*亮通过半数常委同意，予以纳入。
2、暂去掉微信交流，增加GitHub线上论坛交流模式，论坛地址：<https://github.com/openbiox/openbiox-forum>
3、所有项目需要进行人员精简，要求项目负责人在月底之前提交人员名单。精简原则参考累积贡献值。
4、项目更迭方案可以根据实践项目开展流程中创意收集方式：通过 <https://github.com/openbiox/openbiox-public-ideas> 提交Issues进行发布。
5、候选委员会成员推荐人员的确定，例会后根据贡献值投票。
6、One more thing...... 为了增加成员参与度和热情，将遴选一些小项目。欢迎大家积极参加。
本次轮值：*泽，**成。下次轮值：**峰，*琪
2019 年 5 月
2019/05/12
议题：
- 【纳新】：a) 剑峰推荐彭丹丹加入，她目前已经在维护更新开放项目之一 <https://github.com/openbiox/bioinformatics-100-days>，例会进行前发布投票；b) 决议是否进行第二批定向纳新（必须具备某些方面特长，同时对开源社区建设有热情）
- 【实践项目相关】：a) 根据前期实践项目进展情况，决议哪些项目取消，哪些项目增补；b) 是否需要将之前的项目资源池逐步对外开放，并进行负责人招募和人员扩充（参考已经新发起的自由项目，golang-100-days 和 bioinformatics-100-days）；c) 是否需要发起类似于解螺旋以 Paper 为产出形式的科研创新协作或者其他形式的活动（委员提议之一：在线直播数据分析），进一步激发成员参与热情；d) 项目完成后如何进行结题和成果展示/宣传
- 【制度建设】委员会成员责任分配；委员会成员的考核和奖励机制；奖励措施与贡献度的分级（可能包括资金、场地、服务器的申请；ak47 整理的数据资源申请；论文润色和修改；其他奖励）；
- 【总结与回顾】过去两周的总结及相关问题讨论（如上周决议的落实情况；人员退出情况跟踪）
讨论结果：
- 【纳新】：a）同意**丹加入 openbiox（已发送邀请信并已CC给委员会成员）；b) 于近期进行第二批定向纳新（按照公约规定，需要基于具体项目进行，招收急需人才）。
- 【实践项目相关】a）实践项目的取消主要由该项目的主要负责人决定（委员会成员需要进行监督，防止出现违反公约的情形出现）。新的实践项目发起方式依照公约规定部分进行，主要是通过钉钉日志模板和 GitHub 仓库发布。总的方向是只要有人提出项目，就应该鼓励立项。可以多立项，选一些进展好的，成果较大的，作重点支持。b）在征求项目创意发布者的意见之后，逐步开放可以新进行的实践项目，同时按照该项目需求，招募负责人和新成员。c）鼓励大家开展正式的科研合作，并最终撰写完成高水平的论文进行发表。d）项目完成后需要向委员会提交一份正式报告（PDF），结题模板待设计和完善
- 【制度建设】a）委员会成员自即日起开始分配负责方向（每个人应至少参与负责其中一项），由当期轮值委员进行监督，并保证 openbiox 各项决议和发展计划的具体落实。b）轮值委员职责更新：保证两周一次的例会顺利进行（包括会议议题的收集和提前确定、会议的组织和记录），并将会议记录整理记录至组织wiki仓库，同时向全员公布会议结果；保证委员成员（按责任）落实和推进相关工作；可以在自己的轮值期间发起/号召大家进行一些小活动；其他对 openbiox 稳步发展、活跃贡献有益的工作。c）对于优秀贡献者提供以下福利（待补充和确定）：作为委员会候选人参与 openbiox 各类事务的决策；获得 core developer 称号，并在 openbiox.org 主页进行展示；获得 GitHub 组织仓库的管理权限；可以优先在社区内号召发起新项目；可以优先申请和使用实践项目所需的会议室、资金、服务器、宣传渠道等资源；个人项目的推广和宣传；其他
- 【总结与回顾】完成第一批人员退出：**凯，**磊，**慧，**彤；完成第一次实践项目进展汇总：<https://openbiox.org/wiki/events/projects> 。累积贡献值中的每周一问回答和提问的分值进行对调，理由: 回答团队成员的问题对团队氛围的营造要优于提问 ("给予"的过程是一种"逆人性自私"的体现)；
本次轮值：**峰，*琪。下次轮值：*凯，**云
